Expediente electrónico y firma digital

Bases y fundamentos

Uno de los aprendizajes más importantes que no dejó la pandemia del Covid-19 es la importancia de los trámites electrónicos. De hecho, varios organismos del sector en el país y en la región, han buscado acelerar la transformación digital como una respuesta a las restricciones impuestas por esta situación, en el entendimiento que estos procedimientos facilitan la continuidad administrativa y evitan “baches” en la prestación de servicios.

Las iniciativas de este tipo se enmarcan dentro de las ideas de Gobierno Electrónico o Gobierno Abierto, con la diferencia de que en el primero el énfasis está puesto en las herramientas tecnológicas para realizar procedimientos administrativos, en tanto que el segundo busca sobre la base de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), hacer una reestructuración del sector público produciendo las condiciones para potenciar la generación de valor agregado púbico y social. Afinando un poco más, el Gobierno Abierto está orientado a una Administración Pública (AAPP), en que los servicios de los organismos ofrezcan herramientas para impulsar la productividad y favorecer el bienestar de los ciudadanos. 

Pero para que estos cambios sucedan, es necesario que los gobiernos se apliquen en una política de Estado o estrategia jurisdiccional integral, que posibilite una mejor coordinación, cooperación interinstitucional y el mayor impacto posible en la sociedad. Digamos que estas políticas públicas deben estar establecidas para el largo plazo, aunque deben incluir iniciativas concretas para alcanzar resultados en el corto plazo. 

Los cambios que deben producirse para desarrollar las ideas de Gobierno Abierto son las siguientes:

• Cambio cultural: Enfoque de la AAPP al servicio del ciudadano.
• Cambio en los procesos: Todo aquello que no funcione, pueda evitarse o no agregue valor a un proceso debe eliminarse.
• Cambio en la organización: Enfoque en el desarrollo organizacional en materia articulación interna, política de mejora continua, capacitación de recursos humanos, diseño de puestos de trabajo, etc. 
• Cambio en las formas de relación: Acceso multi-canal a través de la web, e-mail, whatsapp, aplicaciones para la prestación de servicios, aplicaciones de telefonía móvil, etc.

En cualquier caso, de lo que se trata es de dar respuesta a las demandas de la sociedad por mejores servicios de las Administraciones Públicas (AAPP), y que trae consigo como signos más visibles servicios que hacen innecesaria la presencia física, los desplazamientos y la intermediación, incrementando la transparencia, agilidad, eficiencia y reduciendo el tiempo aplicado a los trámites.

Definiciones 

El Expediente Electrónico es el conjunto de documentos electrónicos que corresponden a un procedimiento administrativo. Dichos documentos son información almacenada en archivos digitales según un formato determinado y susceptible de ser identificados y tratados de forma diferenciada. Los documentos electrónicos se caracterizan por: el contenido, la firma digital y los metadatos, que es un elemento que proporciona contexto al contenido y la firma, aportando valor probatorio. 

La ley nacional N° 25.506 de firma digital, reconoce la utilización de la misma y su eficacia jurídica, de acuerdo a las condiciones establecidas en esa norma legal. En su artículo 2 la define como: el “resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permite identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.”

La importancia de la firma digital radica en que puede ser utilizada para realizar trámites ante organismos públicos, entre otras aplicaciones, para autenticar la identidad del firmante en sistemas informáticos.

 

Para disponer de una firma digital son necesarias dos claves vinculadas entre sí, una de las cuales es privada y la otra pública. La primera está protegida por una contraseña que sólo conoce el titular, y la segunda tiene como finalidad que el destinatario verifique la firma realizada por la persona. La clave pública está incluida en un certificado digital, que es un documento emitido por un órgano certificador que asegura que la firma corresponde a una determinada persona. Por esta razón, para registrar una firma digital es necesario la intervención de un certificador (tercera parte) y la presentación física ante éste para constatar la identidad, luego de lo cual el interesado recibirá el certificado digital que le permitirá firmar digitalmente sus documentos electrónicos. Los entes licenciantes son organismos gubernamentales. 

Trámites on line en los organismos catastrales del país

 

En varias provincias se realizan trámites completamente on line, ya sea para la emisión de certificados catastrales como para la tramitación de la verificación del estado parcelario y planos de mensura y, en algunos casos, otros trámites. La lista de ejemplos dada a continuación no es taxativa. 

La Dirección General de Catastro de Córdoba ha desarrollado una aplicación denominada “Presentación Digital de Mensura”, que permite a los profesionales realizar las tareas necesarias para la confección de mensuras y su registro en el organismo. Esta herramienta informática está compuesta por varios módulos que tienen las siguientes funciones: consultar y descargar antecedentes, confeccionar los planos, armado de la presentación, remisión de la documentación digital y seguimiento del trámite a través de la web. Para ampliar, los interesados pueden consultar la guía “¿Cómo realizar la presentación digital de Mensuras?”. Además el organismo dispone de una aplicación dentro de su Sistema de Información Territorial, para la emisión de certificados catastrales con trámite 100% digital. 

La Dirección Provincial de Catastro e Información Territorial de Neuquén por Disposición 56/2019, aprobó un procedimiento para la generación del trámite del certificado catastral vía web. Asimismo por Disposición 127/2019, sustituyó el certificado de verificación de subsistencia del estado parcelario (VEP) en formato papel por un documento electrónico firmado digitalmente. Ambas Disposiciones contienen en sus anexos instructivos detallados para la gestión de los trámites en todas sus etapas.

La Administración Tributaria de Mendoza a través del Catastro, también ha implementado una aplicación en su Oficina Virtual, para la gestión y emisión del certificado catastral digital.

El Servicio de Catastro e Información Territorial de Santa Fe, ha desarrollado procedimientos on line para la actualización de mejoras, verificación del estado parcelario, registración de planos de mensura y emisión de certificados catastrales. Para el caso de los planos no se suprime totalmente el uso del papel, pero se reduce considerablemente. 

Para finalizar, la Dirección General de Catastro de Tucumán instrumentó la presentación de documentación técnica de manera digital para planos de propiedad horizontal, propiedad horizontal especial, división, unificación, prescripción adquisitiva y verificación-modificación del estado parcelario. Al respecto, la Resolución1064/2020 en su artículo 2, establece la eliminación total del trámite en papel para la presentación y registración de planos de mensura a partir del 15/08/2020, utilizándose a partir de esa fecha únicamente la firma digital para la suscripción de la documentación.

Fuentes consultadas:

 

Administración Tributaria de Mendoza – Catastro (2021), https://www.atm.mendoza.gov.ar/portalatm/zoneTop/catastro/catastro.jsp

 

Dirección General de Catastro de la Provincia de Córdoba (2021), https://www.cba.gov.ar/reparticion/ministerio-de-finanzas/secretaria-de-ingresos-publicos/direccion-general-de-catastro/

 

Dirección Provincial de Catastro e Información Territorial de Neuquén (2021), http://www.dpcneuquen.gov.ar/HomePage.asp

 

Dirección General de Catastro de Tucumán (2021), http://www.catastrotucuman.gov.ar/

 

Servicio de Catastro e Información Territorial de Santa Fe (2021), https://www.santafe.gob.ar/index.php/content/view/full/104569

 

República Argentina, Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (2001, 2018). Ley nacional N° 25.506 de firma digital, http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/70000-74999/70749/texact.htm

 

República Argentina, Jefatura de Gabinete de Ministros (2021). Firma digital, https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-publica/administrativa/firmadigital